Følgende protokoller er et styre pålagt å føre: Aksjeeierbok, Generalforsamlingsprotokoll, Styreprotokoll, Revisjonsprotokoll og Styrets årsberetning.
Tilbud på Adekvat Arkiv - kun kr 196,- pr. stk.
En ryddig og oversiktlig presentasjon av årsregnskapet, styreprotokoll m.m.
Aksjeeierbok
Denne skal til enhver tid vise hvem som er aksjonærer, og det skal sendes et aksjeeierbevis til hver aksjonær med bekreftelse av det som er registrert. Aksjebrev utstedes ikke lenger. Ved overdragelse av aksjer må styreleder påse at det skjer i tråd med vedtektene. Aksjeeierboken skal være tilgjengelig for alle som spør. Aksjonæren har ingen rettigheter dersom han ikke er ført inn i aksjeeierboken, og i små aksjeselskaper bør han kontrollere at dette er gjort.
Generalforsamlingsprotokoll
Et selskap er pålagt å føre protokoll over generalforsamlingens forløp og beslutninger. Møteleder behøver ikke være aksjonær. Vedtak som skal tas med, er valg av møteleder, avgjørelse om adgang, hvem som deltok, vedtak som følge av agendaen og om det var enstemmighet. Ved uenighet skal stemmetall for og imot fremgå. Protokollen skal være signert av møteleder og en person til. Kun aksjonærer har krav på å se protokollene. Protokollene skal tas vare på så lenge bedriften er registrert i Brønnøysund.
Styreprotokoller
Styreleder er ansvarlig for at det føres styreprotokoll (referat) fra styremøtene. I protokollen skal det stå tid, sted, hvem som var tilstede på møtet, behandlingsmåte og vedtak. Ved uenighet skal navnene på de som var uenig nevnes. Ethvert styremedlem og daglig leder har rett til å få sine merknader i protokollen ved uenighet. Protokollen sendes ut for merknader og underskrives av alle. Protokollen er et internt dokument som aksjonærene ikke kan kreve å få se.
Les også: 5 vanlige styretabber
Styreprotokoller kan bli avgjørende bevis i en rettssak med krav om erstatning fra styret, og det er derfor viktig å ha disse protokollene skrevet og signert.
Revisjonsprotokoll
Styret pålegges å føre en oversikt over brev fra revisor der han eller hun tar opp forhold som er uheldige eller ulovlige i forhold til regnskaper og forvaltning. Manglende oppfølging fra styre eller daglig leder kan føre til ansvar. Ligningsmyndighetene har krav på å få se revisjonsprotokollen. Styret bør vurdere om også andre brev fra revisor skal arkiveres her. Brevene skal nummereres og limes inn i protokollen.
Styrets årsberetning
Årsberetningen er ledelsens orientering til aksjonærene og øvrige regnskapsbrukere om virksomheten i regnskapsåret. I årsberetningen skal informasjon om regnskapet og den regnskapspliktige fremgå. Formålet er å hjelpe regnskapsbrukeren til bedre å forstå de underliggende forhold som har påvirket det avlagte regnskapet.
Årsberetningen er ikke en del av årsregnskapet, men utgjør en obligatorisk del av de dokumentene som skal sendes inn til Regnskapsregisteret sammen med innsending av årsregnskapet.
Adekvat Arkiv
Med Adekvat Arkiv slipper du å klippe og lime inn i papirprotokoller.