En Amerikansk undersøkelse viser at omtrendt 7 av 10 bruker mellom en til tre timer hver dag på e-post-sysler. Dessverre kan vi nok antyde at forholdene ikke er noe bedre her i Norge.
Anders Lindgren som jobber i IT-selskapet Steria har lansert 10 svært konkrete e-post-bud som bør printes ut og festes ved siden av PC-en:
1. Du skal vite hva du vil.
Din og min e-post-melding bør ha et klart definert mål.
2. Sørg for en informativ overskrift.
Den bidrar til at mottager oppfatter budskapet ved første øyekast.
3. Skriv det viktigste først.
Presenter den viktigste informasjonen i den første setningen.
4. Vurder sirkulasjonslisten nøye.
Tenk deg godt om før du klikker på «svar alle».
5. Ikke send kopi av alt til sjefen.
Kun beskjeder til dem du trenger å kontakte for å oppnå resultater.
6. Ikke send vedlegg i utide.
Vedlegg tar masse plass, spesielt når de sendes til mange personer.
7. Sørg for gode rutiner for saksbehandling.
Skal informasjonen kastes, behandles, utsettes eller lagres?
8. Du skal ikke skjelle ut din neste.
Tenk deg godt om før du sender følelsesladede beskjeder.
9. Si viktige ting ansikt til ansikt.
En god, gammeldags samtale vil alltid være mer effektiv enn e-post.
10. Hold hviledagen hellig.
Når du har ferie, fortjener du fri fra flommen av e-post på jobben.
Disse budene er kanskje like vriene å følge som de ti andre, du vet. Men det er jo verdt et forsøk!
Kilde: Steria & Aftenposten
Relaterte Artikler:
Lei av at folk ikke svarer på e-post?
E-postene du ikke bør sende
Bli en mailmester