Grensen mellom det som anses som reiser i yrket og det som anses som private reiser (reiser mellom hjem og arbeidssted og andre private reiser) er ikke alltid lett å trekke. I enkelte sammenhenger står vi også overfor en kombinasjon av begge typer reiser.
Når det gjelder retten til diettgodtgjørelse og godtgjørelse for overnatting er det arbeidsavtalen som i styrer dette. Mange private arbeidsgivere følger statens særavtaler for reiser. Regulativenes bestemmelser legges også i all vesentlighet til grunn for den skattemessige behandlingen. I forbindelse med bilgodtgjørelse er det skatteloven med forskrifter som legges til grunn for vurderingen om man er på yrkesreise eller arbeidsreise (privatreise).
Husk at reiseutgifter er et kontrollområde. For å unngå problemer ved bokettersyn, sørg for at reiseregningene er tilfredsstillende utfylt.
Hvem bestemmer hvordan reiseutgifter dekkes?
Arbeidsgiver og arbeidstaker står fritt til å avtale hvordan reiseutgiftene skal dekkes. Likevel må arbeidsgiver følge de vanlige reglene for lønnsinnberetning, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Hvis man ønsker å gjøre det enkelt velger man å følge et etablert regelverk, for eksempel statens reiseregulativ. Det gjør arbeidet mye lettere for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Nedenfor følger en liste over de mest vanlige måter å utbetale godtgjørelse for reiseutgifter:
Ulegitimerte satser etter Statens reiseregulativer (som er tariffavtaler)
Ulegitimerte satser fra andre tariffavtaler
Ulegitimerte satser etter individuelle avtaler
Dekking av utgifter etter orginalbilag/regning
Arbeidsgiver betaler utgifter direkte
Kombinasjon av de som er nevnt over
Uansett hvilken metode man benytter for å dekke reiseutgiftene, er det kun de merutgiftene de ansatte påføres som følge av arbeidsoppdraget som kan dekkes skattefritt. Dekkes det mer skal det overskytende betraktes som overskudd og er skattepliktig.
Statens særavtaler for reiser
Statens reiseregulativ er laget for å dekke utgifter ansatte pådrar seg på tjenestereiser. I regulativene er det fastsatt regler for hvilke utgifter som kan dekkes og hvordan disse skal kunne dekkes.
I reiseregulativene er det fastsatt at alle utgifter bortsett fra diettutgifter og nattillegg som hovedregel skal legitimeres med bilag. Satsene for diett og nattillegg er såkalte ulegitimerte satser, dvs. at man ikke skal legitimere kostnaden med orginalbilag. Det skal istedet skrives en reiseregning. I tilfeller der de ulegitimerte satsene ikke er nok til å dekke de virkelige utgiftene den ansatte har hatt på reisen, finnes det regler i reiseregulativet om legitimerte satser som er noe høyere.
Hvis du ønsker å vite mer om Reiseutgifter, logg deg inn øverst på høyre side, velg deretter mappen Reiseutgifter.
Hvis du ikke er abonnement, kanskje du ønsker å prøve våre webbaserte Personal og ledelse program i to uker. Klikk her og registrer deg og se hva annet dette verktøyet kan hjelpe deg med i det daglige arbeidet.
Program for føring av korrekte reiseregninger - Info Reise