Noen som følger opp, også hvis noe går galt, er kvalitetsarbeid i praksis. Service er ofte et resultat av hvorledes hver enkelt ansatt ser på seg selv og bedriften han/hun jobber i. En god oppfatning resulterer i bedre service, lavere sykefravær og bedre driftsresultat.
Det er viktig at alle deltar aktivt i arbeidet, samtidig som ledelsen må ta sitt ansvar. Kunnskap og kompetanse må vedlikeholdes - det er en forutsetning for å få et systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet til å fungere.
Trenger du et IK/HMS system?
Praktisk HMS-arbeid er en komplett programpakke for deg som er ansvarlig for internkontroll og som ønsker å i vareta helse, miljø og sikkerhet på en best mulig måte. |
Hva er HMS?
DefinisjonerHelse, Miljø og Sikkerhet er et begrep som har kommet mer i vinden de siste årene og overtar nå etter internkontroll. Trolig vil du finne begge begrepene også i fremtiden. Årsaken til dette er at da Internkontrollforskriften ble iverksatt 01.01.1992 ble ordene Internkontroll og Internkontrollsystem mye benyttet.
I senere revisjon av forskriften (01.01.1997) var begrepet skiftet ut med Helse, Miljø og Sikkerhet. Internkontroll ble med videre, men i form av en parentes. Å sette fokus på begrepet Helse, Miljø og Sikkerhet er et godt valg da dette sier mer konkret hva arbeidet dreier seg om. I den nye arbeidsmiljøloven som trådde i kraft 01.01.2006 er kravene til systematikk i HMS-arbeidet blitt forankret i egen paragraf, § 3-1.
HMS
Forkortelse for helse, miljø og sikkerhet og er et helhetlig begrep for alle forhold i bedriften som omfattes av virkeområdet for HMS-forskriften. Ofte benyttet ensbetydende med arbeidsmiljø, men omfatter også bl.a. brannsikkerhet og ytre miljø. |
Helse Med helse menes fravær av sykdom samt fysisk, psykisk og sosial velvære. Helse retter seg også mot den øvrig befolkningen i forhold til at bedriften ikke forurenser det ytre miljø. WHO’s definisjon av helse er: "Ved helse må forstås at et menneske ikke bare er fri for sykdom, men at det nyter fullstendig fysisk, psykisk og sosialt velvære.
Miljø Miljø retter seg både mot det ytre miljøet og arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøet er summen av de faktorer som påvirker arbeidstakeren fysisk, psykisk og sosialt i positiv eller negativ retning. Med ytre miljø vil dette bety å ta ansvar for å forebygge mot forurensning (utslipp) fra bedriftens virksomhet til luft, vann og jord.
Sikkerhet Med sikkerhet tenker vi først og fremst på sikkerhet for mennesker og materiell - ikke sikkerhet i forhold til innbrudd, industrispionasje etc. Safety ikke Security, men i dag er det oftere behov for å se på tiltak som omhandler sikring av penger, m.m. for igjen å trygge arbeidsplassene.
Internkontroll Med internkontroll menes hvordan virksomheten skal styres med bruk av systematiske tiltak som skal sikre at aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Et annet ord for internkontroll er egenkontroll som innebærer at bedriften selv skal påse at den følger aktuelt regelverk.
Hvem må ha Internkontroll?Forskrift om helse, miljø og sikkerhet i virksomheter (
Internkontrollforskriften) stiller krav om at alle virksomheter som må forholde seg til en eller flere av lovverkene nedenfor skal dokumentere HMS-arbeidet og jobbe systematisk med dette.
lov om brann- og eksplosjonsvern produktkontrolloven sivilforsvarsloven arbeidsmiljøloven forurensningsloven lov om elektriske annlegg og utstyr genteknologiloven lov om strålevernDu kan gå ut fra at forskriften gjelder for deg så sant du produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. HMS-forskriften gjelder for alle virksomheter som sysselsetter ansatte. Privatpersoner/forbrukere er derimot ikke omfattet av forskriften. Internkontroll er eiernes og ledelsens ansvar, men ansatte har også rettigheter og plikter i forhold til arbeidet.
På el-, brann-, produktkontroll- og genteknologilovens område er ikke forskriftens anvendelse avhengig av om virksomheten sysselsetter arbeidstakere eller ikke. Regelverket er derfor omfattet av internkontrollforskriften med mindre det blir slått direkte fast at den ikke skal gjelde.
Hvordan starte arbeidet?Nedenfor finner du 5 punkter for etablering av helse, miljø og sikkerhet i egen bedrift. På fanen verktøy finner du linker til dokumentmaler som hjelper deg med etableringen.
1. Ta iniativetDu tar som leder initiativet for å starte arbeidet med innføring av Internkontroll. Informer alle ansatte om at bedriften skal i gang ved et møte, skriv eller tilsvarende. Verneombudet trekkes med. Hvis bedriften ikke har verneombud anbefales det å trekke med en av de ansatte. Ønsker du, kan du sette ned en egen arbeidsgruppe. (Passer for bedrifter med avdelinger.)
2. Kartlegg bedriftenFinn frem tidligere rapporter og evt. skjema og rutiner og tenk igjennom de utfordringer din bedrift har. Det er viktig å ha stor vekt på mulig helsefarlige forhold, deretter kommer en risikovurdering eller prioritering av hvilke forhold som man vil rette opp. Så kan man komme med forslag til tiltak og sette disse opp i en handlingsplan.
3. Lag HMS-HåndbokDet vanlige er at bedriften har en Internkontrollhåndbok / HMS-håndbok. Denne benyttes også ofte ved innlevering av anbud hvor det stilles krav til dokumentasjon av HMS-systemet. Gjør ting enkelt! Bygg heller på etter hvert når du ser behovene. Ikke fokuser for mye på lovverket til å begynne med, men gå tilbake til lovverket når systemet begynner å ta form.
4. Informer ansatteDu bør gjennomføre en samling med alle ansatte når systemet er utviklet. Dette for å gjøre alle ansatte kjent med håndbok, rutiner og evt. sjekklister. Informer alle ansatte om den enkeltes ansvar i HMS-arbeidet, hvor systemet skal oppbevares og hvem som er ansvarlig for de forskjellige oppgavene som skal utføres.
5. Start HMS-arbeidetTiden er nå kommet for å praktisere systemet. Begynn med de enkle tingene først.
En sikker vinner er ofte å starte med avviksregistreringen. Forhold som det enten er mindre feil eller mangler ved, kan raskt rettes. Mindre tiltak som er ønsket og som forbedrer arbeidssituasjonen til flere ansatte, bør prioriteres ved oppstart. Dette bidrar til økt motivasjon i HMS-arbeidet.
En vernerunde eller en brannvernrunde bidrar også ofte til økt forståelse og interesse. Et HMS-møte hvor forholdene på bedriften drøftes, er også ofte en god start. Forsøk å være konstruktiv og konsentrer dere om 1 til 3 saker slik at dere faktisk får gjort noe, ikke bare diskutert problemene. Foreslå tiltak/mål for disse sakene, hvem som er ansvarlig for å følge opp og tidsfrist. Skriv dette inn i HMS-Handlingsplanen.
VernerundeEn vernerunde er en fysisk inspeksjon som kan legges opp på mange måter. Basis for en vernerunde er kartlegging av farer, utfordring og problemer.
I svært mange virksomheter er det den fysiske inspeksjonen som regnes å være selve vernerunden. Her velges det ofte å ha et kort formøte hvor en går igjennnom forrige protokoll/referat og evt. nye hendelser og forbedringsrapporter siden sist. Deretter benytter man gjerne en sjekkliste og gjennomfører en befaring av det området som er avtalt. Tid til å stille og besvare enkelte spørsmål blant de ansatte prioriteres. Når en velger å gjennomføre vernerunden på denne måten, gjennomføres en slik runde vanligvis på en 15 - 60 minutt avhengig av omfang og hyppighet. Ved ofte forandringer eller hvis risikoen er høy bør det gjennomføres hyppigere vernerunder. I bygg- og annleggsbransjen er det ikke uvanlig med ukentlige vernerunder. I virksomhet med lavere risiko kan det være så sjelden som en gang hvert kvartal eller som en årlig aktivitet.
Vernerunden avsluttes gjerne med et ettermøte. Enkle tiltak bør kunne iverksettes umiddelbart ved at oppgavene delegeres på ettermøte, mens saker av mer omfattende karakter rapporteres videre.
Les mer om vernerunde her.
Linker/artikler:Verneombud i små bedrifter?Trenger du et IK/HMS system?Praktisk HMS-arbeid er en komplett programpakke for deg som er ansvarlig for internkontroll og som ønsker å i vareta helse, miljø og sikkerhet på en best mulig måte.